The responsibilities of the public servant to the public: accessibility,fairness and efficiency

Abstract: Bureaucratic behaviour, as well as being subject to a set of formal institutional controls, is influenced by a sense of responsibility towards the public. This responsibility includes the obligations to provide access, fairness and efficiency. Accessibility, in the sense of actively seeking out public input, is seldom a simple task, since the tendency is to consult with groups that are likely to be sympathetic, or alternatively, to provide a hearing for the views of the more strident or powerful elements in the community to the disadvantage of less articulate, but often more representative, opinions. Public servants have a particular responsibility to speak out for fairness and equity, since the nature of their work is likely to provide them with the fullest information on the winners and losers from particular policy decisions. Advocating changes in policy design for reasons of fairness is also a difficult and time-consuming task. With respect to efficiency, the public service does not rank high in public esteem. Changes which are intended to lead to greater efficiency are often resisted by those elements of the public who fear that the change will redound to their disadvantage. Improved responsiveness and responsibility to the public will come from better coordination among departments where policies extend beyond the mandate of any one department, from tailoring policies to regional or local circumstances where national objectives are not going to be undermined, and from encouraging bureaucratic initiative and entrepreneurship among operational staff working in the field. Sommaire: Le comportement d'un fonctionnaire n'est pas seulement soumis à tout un ensemble de mesures de contrôle institutionnelles officielles, mais dépend aussi de son sens des repsonsabilitiés envers le public. Ces responsabilités comprennent l'obligation de consulter le public et de promouvoir la justice et l'efficacité. Consulter le public, c'est-à-dire l'inciter activement à s'exprimer, est rarement chose facile, car les fonctionnaires ont inévitablement tendance àécouter les groupes qui se rangent à leurs opinions ou au contraire les voix les plus stridentes et les plus puissantes de l'opposition, au détriment des éléments qui s'expriment avec peut-être moins de force et de clarté mais qui sont souvent plus représentatifs de la collectivité. Les fonctionnaires ont une autre responsabilité primordiale: parler au nom de la justice et de l'efficacité puisque la nature de leurs fonctions leur permet généralement de connaître ceux qui gagnent ou ceux qui perdent à la suite de certaines décisions politiques. Demander, par souci de justice, des changements dans la formulation des politiques est une tâche difficile et accaparante pour eux. Sur le plan d'efficacitéégalement, la fonction publique n'a pas très bonne réputation auprks du public. Et lorsque des changements destinés à améliorer la performance des fonctionnaires sont proposés, des éléments du public, qui craignent que ces changements soient à leur désavantage, y font souvent opposition. Pour rendre les fonctionnaires plus responsables et attentifs aux désirs du public, il faut amkliorer la coordination entre les ministères dont les politiques sont pluriministérielles, adapter les politiques aux situations régionales ou locales, s'il est possible de le faire sans porter atteinte aux objectifs nationaux, et encourager l'esprit d'initiative et d'entreprise parmi le personnel des services operationnels.     

The impact of minority government on the senior civil servant

Abstract. This paper explores the effects that minority government has upon the work of the senior civil servant. Most of the material is drawn from the Canadian federal scene but the conclusions are believed to be applicable to most political systems based on the principle of responsible government. The paper is concerned with the position of scrupulously non-partisan officials whose duties require them to offer policy advice or to manage sizable organizations. Generalization about minority governments is difficult because many different scenarios are possible. However, where the government perceives itself as relatively secure, the official life of a senior civil servant is likely to be more or less normal. Where the government is a doomed minority, the official is likely to face a number of pressures and uncertainties. The intermediate minority scenario is of the greatest interest. At such times an official's policy proposals are especially likely to be judged in a tactical context rather than on their intrinsic merit. Because of delays in the decision-making or legislative processes, he may be required to operate a program without benefit of a policy decision. The budgeting of necessary but humdrum items becomes a special problem. Uncertainty affects the whole policy and administrative area in which he works. There is little ground for the belief that the bureaucrats are necessarily stronger when the political regime is weaker, but certainly their life is more harried than in more normal times. Sommaire. Le présent article étudie l'influence que l'avènement d'un gouvernement minoritaire peut avoir sur la tâche des fonctionnaires supérieurs. A cette fin, nous nous sommes inspirés de la scène fédérale canadienne mais nous croyons que nos conclusions peuvent s'appliquer à tout système politique régi par le principe de la responsabilité ministèrielle. L'article étudie k situation de fonctionnaires scrupuleusement non partisans qui doivent, de par leurs functions, donner des conseils quant aux politiques àétablir ou qui doivent diriger de grandes organisations. II est difficile de généraliser à propos du gouvernement minoritaire puisque différentes situations peuvent se présenter. Bien sûr, lorsqu'un gouvernement se sent relativement sûr, la vie professionnelle du fonctionnaire supérieur se déroulera vraisemblablement de façon normale. Lorsqu'un gouvernement est minoritaire et vouéà la défaite, le fonctionnaire devra subir de nombreuses pressions et affronter de multiples incertitudes. La situation d'un gouvernement minoritaire se situant entre ces deux extrêmesest des plus intéressantes. Dans un tel cas, les mesures que proposera le fonctionnaire ont de fortes chances d'être évaluées sur un plan tactique plutôt que d'etre jugées au mérite. Par suite de retards apportés au processus de prise de décision ou au processus législatif, le fonctionnaire peut être obligé de mettre en application un programme sans bénéficier d'une décision de principe. La budgétisation d'articles nécessaires mais banaux devient un problème particulier. L'incertitude se répercute sur tout le secteur placé sous sa responsabilité. Il est difficile d'infirmer la croyance voulant que les bureaucrates soient nécessairement plus puissants lorsque le régime politique est plus faible, mais il est sûr qu'on leur fait la vie plus difficile qu'en temps normal.     

Managing retrenchment in a public service organization

Abstract: The purpose of the paper is to identify the distinguishing features of an effective approach to managing retrenchment in a public service organization. It draws on the author's experience in Alberta and makes reference to experience in the rest of Canada and in the United States. Management responses to changes in the external environment are considered under two headings: strategic and operational. Strategic responses aim to acknowledge economic reality and to increase political support by enhancing credibility and visibility. A new corporate strategy aims to position the organization for maximum effectiveness at a smaller size in the post-retrenchment period. Operational responses emphasize communication and productivity planning. Restraint measures include voluntary staff reductions, compensation reductions and non-voluntary staff reductions, usually in that sequence. The central operational issue is reducing staff complement and the principal dilemma is whether to encourage voluntary terminations or to select the staff to be dismissed. The outcome is a trade-off between fairness and rationality. Ten principles of effective retrenchment management emerge from the experience discussed: 1. scan the environment; 2. acknowledge reality; 3. foster political support; 4. renew the commitment to productivity; 5. review the corporate strategy; 6. target the reductions; 7. reduce slowly; 8. seek alternatives to staff reductions; 9. balance rationality and fairness in staff reductions; and 10. communicate, communicate, communicate.     

Lawyers in the Quebec public service: status and career perspectives

Because this note was written by the associate editor (French) of the journal, the editor takes complete responsibility for its publication. [vsw]     

Accountabifity of senior public servants to Parliament and its committees

Abstract: The administrative accountability of senior public servants for the execution of ministerial decisions is an important contribution to public confidence and trust in parliamentary democracy. Recent experience in the Ontario and federal legislatures, however, has questioned the effectiveness and fairness of the present system of accountability and injured that trust and confidence. These questions may be traced to the limitations of comprehensive auditing practices in governments, the effects of partisanship in parliamentary committees and the tendency of the news media to give disproportionate attention to accounts of alleged mismanagement. The Lambert Commission's proposals for xi improved system of accountability for deputy ministers, in the author's view, offer some valid directions for improvement but underestimate the need for parliamentary reforms to reduce partisanship and increase informed supervision of the process by elected representatives. The paper concludes with a review of the criteria that ought to govern changes to the existing regime of administrative accountability if parliamentary members and senior public servants are to cooperate in developing mechanisms that are both fair and effective. Sommaire: Dans une démocratie parlementaire, la responsabilité administrative des hauts fonctionnaires concentant l'exécution des décisions ministérielles est un élément qui contribue d'une façon notable à inspirer la confiance du public. Toutefois, de récents évéements, à la Chambre des Communes comme à la l'Assemblée legislative de l'Ontario, ont jeté le doute sur l'efficacité et sur la justice du système actuel de responsabilité des hauts fonctionnaires et ont miné la confiance du public. Ces problèmes découlent des limites inhéentes à l'ensemble des méthodes de vérification des gouvernements, de l'esprit de pxti régnant dam les comités parlementaires et de la tendance qu'ont les médias à donner une importance démesurée aus prétendues erreurs de gestion. De l'avis de l'auteur, les propositions avancées par la commission Lambert pour améliorer le système selon lequel les sous-ministres rendent des comptes comprennent des orientations valables mais sous-estiment la nécessité de réformes parlementaires permettant de réduire l'esprit de parti et d'accroitre la supervision du processus par les représentants élus. En conclusion, l'étude examine les crithres qui devraient guider les changements à effectuer dans le régime existant de responsabilité administrative, afin que les membres du Parlement et les hauts fonctionnaires travaillent ensemble à concevoir des mécanismes à la fois justes et efficaces.     

Movers and stayers: mobility patterns among senior public servants in Canadian provinces

Abstract: There has developed in Canada a well‐established literature on bureaucratic elites at the federal level. There has not, however, been a systematic study of bureaucratic elites at the provincial level. While individual scholars have studied particular provincial governments, there have been few studies that covered more than one province. This paper, which analyses a census of assistant deputy ministers and deputy ministers in every Canadian province between 1988 and 1996, considers the mobility of these top two levels of the senior public service. The findings indicate that there has only been a slight decline in the number of senior public servants as governments have downsized. The findings also show that, unlike at the federal level, there is limited mobility among these senior public servants, with roughly one‐third of them changing each year. In some provinces, mobility levels increase slightly in the year after an election. Levels of mobility and changes in the number of senior public servants also vary across provinces, but there is no pattern based on the size of the province. Finally, there are important differences in the mobility depending on the type of department. In particular, in departments where there is a core knowledge or skill, mobility levels are much lower than in departments that lack such a core. These findings throw some light on the difficulties provinces may have in solving some of their more intractable policy problems. Sommaire: Il existe au Canada une bibliographie solidement implantée concernant les elites bureaucratiques au niveau fédéral. Il n'y a pas eu, par contre, d'étude systématique concernant les élites bureaucratiques au palier provincial. Des chercheurs ont analysé un gouvemement provincial à la fois mais peu d'études ont examiné plus d'une province à la fois. Dans cet article, qui analyse un recensement de sous‐ministres adjoints et de sous‐ministres dans chaque province du Canada entre 1988 et 1996, nous examinons la mobilité des ces deux niveaux supérieurs du fonctionnariat. Face aux réductions d'effectifs gouvernementaux, le déclin du nombre de hauts fonctionnaires semble avoir été léger. On constate aussi que, à l'encontre du palier fédéral, il y a une mobilité limitée chez ces derniers, environ un tiers changeant chaque année. Dans certaines provinces, le taux de mobilité augmente légèrement l'année qui suit une élection. Les taux de mobilité et l'évolution du nombre de hauts fonctionnaires varient aussi d'une province à l'autre, mais la taille de la province ne semble pas être un facteur déterminant. Enfin, il y a des écarts de mobilité importants selon le type de ministère. Notamment, les ministères exigeant des connaissances ou des aptitudes particulières ont des taux de mobilité très inférieurs à ceux des autres. Ces constatations mettent en relief les difficultés auxquelles peuvent se heurter les provinces lorsqu'elles essaient de régler certains de leurs problèmes les plus ardus en matière de politiques.     

Service at the pleasure of the crown: the law of dismissal of senior public servants

Abstract: The old law that public servants serve at the crown's pleasure has a modern-day meaning for senior members of the public service facing dismissal in the wake of reorganization, cutbacks and the downsizing of governments' operations, Others discover that their services are not “politically compatible” in the judgment of a new minister or the cabinet of a new government. This paper reviews the law and practice of dismissal as they affect the nonunion career public servants who are told by their government employer that they no longer serve at Her Majesty's pleasure. Despite adverse judicial comment and some legislative constraints, the old law persists and recent dismissals in Saskatchewan and British Columbia confirm that government employers are quite prepared to take a very strict legal approach when it serves their immediate interests in dealing with the senior public service. The longer-run implications of these developments, and the recent interest in placing senior personnel on personal service contracts, raise important questions about the prospects for a career, non-partisan public service. Sommaire: Le vieux principe voulant que les fonctionnaires soient soumis au bon plaisir de la Couronne presente une signification fort actuelle pour les cadres supérieurs de la fonction publique qui se voient menacés de renvoi par suite d'une réorganisation, de coupures ou d'une “rationalisation” des programmes gouvernementaux. Certains découvrent alors que leurs fonctions ne sont pas “politiquement compatibles”, selon l'opinion du nouveau ministre ou du nouveau cabinet. Cet article fait le point sur le droit et les pratiques touchant le congédiement des fonctionnaires de carrière lion syndiqués que leur employeur gouvernemental, juge ne plus faire le bon plaisir de Sa Majesté. En dépit de critiques judiciaires et de contraintes législatives, le vieux principe subsiste. Et les congédiements effectués récemment en Saskatchewan et en Colombie-Britannique confirment que les employeurs gouvernementaux sont prêts à adopter une approche très légaliste si cela sert leurs intérêts immédiats dans leurs transactions avec les hauts fonctionnaires. Les répercussions à long terme de ces événements et les récentes suggestions d'offrir aux cadres supérieurs des contrats personnels de service soulèvent d'importantes questions quant à l'avenir de la fonction publique en tant que corps professionnel et non-partisan. “… if you live by the order in council, you die by the order in council.”^l Saskatchewan cabinet minister, 1982 “… the members want to know if they can be fired, what compensation they can get …, whether they can be forced to transfer, and whether they must accept lower paying jobs.”²     

公安机关计算机信息泄密的主要渠道及防范措施

计算机作为一种高速的信息处理工具和大容量的信息存储设备,已被广泛应用到公安工作的各个领域,极大地提高了公安机关的工作效率。但同时也给人们提出了一个严峻的新课题,就是如何保证计算机及计算机网络中信息的安全,防止失泄密事件。     

The emerging public service culture: values,ethics, and reforms

Abstract: Many public organizations have acknowledged the importance of shared valries to orpnizational success by developing a statement of their core values. These statements are a rich source of data on the values that these organizations deem to be most central to successful governance. Some experts argue that a focus on values is a preferable alternative both to restructuring an organization and to relying on rules for internal management. Rased in part on an analysis of the value statements of public organizations, this paper draws four conclusions. First, the new values associated with the new model of public organization have rapidly permeated the value system of the public service. Second, some of the new values reinforce some of the traditional ones. Third, the emerging public service culture will contain a blend of old and new values. Finally, three traditional values - integrity, accountability and fairness, equity — will occupy an especially prominent place in that emerging culture. Sommaire: Ayant reconnu que le succès d'une organisation exige le partage de valeurs communes, de nombreux organismes publics ont élaboré un énoncé de leurs valeurs fondamentales. Ces énoncés constituent une source précieuse de données sur les valeurs que ces organisations considèrent essentielles à une bonne gouverne. Selon certains experts, il est préférable de mettre l'accent sur les valeurs plutôt que de restructurer l'organisation ou de faire appel aux règles pour la gestion interne. Fondé en partie sur une analyse des énoncés de valeurs d'organismes publics, cet article propose quatre conclusions. Premièrement, les nouvelles valeurs associées au nouveau modèle d'organisation publique se sont rapidement frayé un chemin dans la fonction publique. Deuxièmement, certaines des nouvelles valeurs renforcent des valeurs traditionnelles. Troisièmement, la nouvelle culture de la fonction publique contiendra un mélange de valeurs anciennes et nouvelles. Quatrièmement, trois valeurs traditionnelles, à savoir, l'intégrité, la responsabilité et l'équité, occuperont une place de choix au sein de cette culture naissante.